So funktioniert Rechnungslotse

1. Einrichten

Unter ⚙️ Einstellungen tragen Sie einmalig Ihre Firmendaten, Bankverbindung(en), Steuernummer und die nächste Rechnungsnummer ein und laden Ihr Logo hoch. Mit „Speichern“ wird alles zum Standard für jede neue Rechnung. Direkt danach schlägt das Programm vor, eine Sicherungsdatei zu erstellen – bitte annehmen.

2. Rechnung schreiben

„+ Neue Rechnung“ → Kunde wählen (oder frei eintippen) → Positionen erfassen. Positionen mit Einzelpreis 0 erscheinen als reine Beschreibungszeilen (praktisch für Leistungsaufzählungen mit einer Pauschale am Ende). Mit „Vorschau-PDF“ prüfen, dann „Verbindlich buchen“: Die Rechnung bekommt die nächste Nummer, das fertige PDF wird automatisch heruntergeladen und die Rechnung ist ab dann unveränderbar (Pflicht für eine ordentliche Buchführung). Korrekturen macht man über „Stornorechnung“.

Abschnitte: Mit dem Knopf „+ Abschnitt“ gliedern Sie die Positionen in Gruppen wie Material, Personalkosten oder Sonstiges (blaue §-Zeile, mit ▲▼ verschiebbar – auch nachträglich in Entwürfen). Auf der Rechnung erscheint jeder Abschnitt als fette Überschrift mit eigener Zwischensumme („Summe Material: …“), und unter den Positionen werden alle Abschnittssummen noch einmal einzeln aufgeführt. Die Überschriften zählen nicht als Positionen – Nummerierung und E-Rechnung bleiben lückenlos.
Schlusstext: Das Feld unter der Zahlungsbedingung erscheint mit Abstand ganz unten auf der Rechnung – z. B. für „Wir bedanken uns für Ihren Auftrag“. Bei wiederkehrenden Rechnungen werden Platzhalter wie {{Monat}} auch dort ersetzt.

3. Rechnungen finden: Suche, Jahr, Sortierung

Über der Liste wählen Sie das Jahr (oder „Alle Jahre“) und filtern mit dem 🔎 Suchfeld in Echtzeit – gesucht wird in Nummer, Kunde, Anschrift, Betreff, Freitext, Positionen und Betrag. Lange Listen scrollen in ihrem Kasten mit fixierter Kopfzeile; Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert.

4. PDF ansehen, drucken, speichern

In der Rechnungsliste hat jede Zeile drei Knöpfe: 👁 Vorschau (öffnet ein Fenster mit dem PDF – dort direkt drucken oder speichern), ↗ Neues Fenster (PDF in einem eigenen Browser-Tab) und 🖨 Direktdruck (öffnet sofort den Druckdialog). Über die Kästchen links markieren Sie mehrere Rechnungen und drucken sie als einen Druckauftrag („🖨 Drucken (Auswahl)“), speichern jede als eigene PDF-Datei („💾 Einzel-PDFs“) oder alle zusammen in einer Datei („🗎 Sammel-PDF“).

Mehrseitige Rechnungen: Bricht die Positionstabelle auf eine Folgeseite um, druckt Rechnungslotse automatisch einen Übertrag (laufende Netto-Summe) am Seitenende und wiederholt ihn oben – zusammen mit einer Fortführungszeile „Fortführung: Rechnung Nr. … vom … · Kunden-Nr. …“. Abschnitts-Überschriften stehen dabei nie allein am Seitenende.

5. E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung

Jede verbindlich gebuchte Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD): Im PDF stecken die maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Zusätzlich ist ein Girocode aufgedruckt – Ihre Kunden scannen ihn mit der Banking-App und alle Zahlungsdaten sind ausgefüllt.

🏛 XRechnung für Behörden: Öffentliche Auftraggeber (Kommunen, Länder, Bund) verlangen eine reine XML-Datei im Format XRechnung statt eines PDFs. Dafür gibt es im Editor den Knopf „🏛 XRechnung (XML)“ – er erzeugt die versandfertige XML-Datei. Wichtig: Die vom Auftraggeber genannte Leitweg-ID ins Feld „Ihr Zeichen“ eintragen, sie wird als Käuferreferenz übernommen. Eingereicht wird die XML-Datei (per E-Mail oder Portal des Auftraggebers).

6. Angebote

„+ Neues Angebot“ funktioniert wie eine Rechnung, bleibt aber immer änderbar. Nach Beauftragung: „→ In Rechnung übernehmen“.

7. Wiederkehrende Rechnungen (Daueraufträge)

Im Rechnungs-Editor das Häkchen „🔁 Wiederkehrend“ setzen – die Rechnung landet im Tab „🔁 Wiederkehrend“. Dort stellen Sie den Rhythmus ein: monatlich, quartalsweise oder manuell (nächster Termin von Hand). Sobald ein Eintrag fällig ist, erscheint oben in der Rechnungsliste ein Hinweis. Mit „📄 Erstellen“ wird zum gewünschten Datum eine neue Rechnung erzeugt (Platzhalter wie {{Monat}} {{Jahr}} werden automatisch ersetzt) – prüfen, verbindlich buchen, fertig: Die nächste fortlaufende Rechnungsnummer wird dabei wie immer automatisch vergeben und die nächste Fälligkeit weitergeschaltet.

8. Vorlagen

Zusätzlich zu den Daueraufträgen: „Als Vorlage speichern“ – daraus über „Aus Vorlage …“ jederzeit manuell eine neue Rechnung erzeugen.

9. Demoversion und Freischaltung

Ohne Freischaltung läuft das Programm als Demoversion: Alle Funktionen sind unbegrenzt nutzbar, aber jedes PDF (Rechnungen und Angebote) trägt groß den Schriftzug „DEMOVERSION“ – auch im Ausdruck – und der E-Rechnungs-Export ist gesperrt. Nach dem Kauf erhalten Sie per E-Mail Ihren Lizenznehmer-Namen und Freischaltcode. Beides unter ⚙️ Einstellungen → „Freischaltung“ eintragen – fertig. Direkt nach der Freischaltung schlägt das Programm eine Sicherungsdatei vor – bitte annehmen: Ihre Lizenz ist darin enthalten. Auch bereits geschriebene Rechnungen lassen sich danach neu als sauberes PDF erstellen (Rechnung öffnen → „Vorschau-PDF“).

10. Datensicherung & Sicherheitskopien

Ihre Daten bleiben ausschließlich auf diesem Rechner. Sichern Sie regelmäßig über ⚙️ Einstellungen → „Sicherungsdatei herunterladen“ – beim Import zeigt das Programm vorher genau an, was in der Sicherung steckt und was ersetzt würde. Beim Rechnerwechsel einfach dort wieder importieren. Zusätzlich legt Rechnungslotse beim Arbeiten automatische Sicherheitskopien im Browser an (max. 10, außerdem immer vor einem Import und vor dem Löschen aller Daten) – unter ⚙️ Einstellungen → „🕘 Automatische Sicherheitskopien“ stellen Sie jeden dieser Stände mit einem Klick wieder her. Wichtig: Diese Kopien ersetzen die Sicherungsdatei nicht (Browserdaten löschen entfernt auch sie). Und: Das Programm läuft bewusst nur in einem Fenster gleichzeitig – ein zweites Fenster wird gesperrt, damit sich die Daten nicht gegenseitig überschreiben.

11. Abschlüsse (Monat / Quartal / Jahr), offene Posten und neues Jahr

Im Tab „📊 Abschlüsse“ wählen Sie Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss und erhalten Umsatz (netto/USt/brutto), eine Monatsübersicht, Ihre Top-Kunden, die Offene-Posten-Liste zum Stichtag (überfällige Rechnungen rot markiert) und eine Nummernkreis-Prüfung. Per Knopf erzeugen Sie einen PDF-Bericht fürs Archiv und einen CSV-Export für Excel bzw. Ihren Steuerberater. Gebuchte Rechnungen markieren Sie in der Rechnungsliste in der Spalte „Bezahlt“ über den Knopf „💰 Bezahlt?“ (mit Zahldatum) – daraus speist sich die OP-Liste; die Spalte „Fällig“ zeigt das Zahlungsziel und markiert Überfälliges rot. Für das neue Jahr starten Sie jederzeit einen neuen Nummernkreis (Knopf im Abschluss oder unter ⚙️ Einstellungen → Nummernkreis).

12. E-Mail-Versand und Mahnwesen

Rechnungen und Angebote versenden Sie direkt aus dem Editor oder über das ✉-Symbol in der Liste: 📧 E-Mail öffnet Ihr E-Mail-Programm mit fertigem Empfänger, Betreff und Text (das PDF wird daneben heruntergeladen und muss nur noch angehängt werden); 📩 E-Mail-Datei mit PDF erzeugt eine .eml-Datei mit bereits angehängtem PDF – Doppelklick öffnet sie versandfertig (am besten mit Outlook). Die E-Mail-Adresse pflegen Sie beim Kunden und können sie je Rechnung überschreiben; Betreff und Text sind unter ⚙️ Einstellungen anpassbar. Im Tab ⚠️ Mahnwesen erscheinen alle überfälligen, unbezahlten Rechnungen automatisch: Per Klick erstellen Sie Zahlungserinnerung, 1. Mahnung oder letzte Mahnung als PDF (mit einstellbarer Gebühr, neuer Frist und Girocode über den Gesamtbetrag) – jede Mahnung wird an der Rechnung protokolliert und lässt sich über dieselben E-Mail-Wege versenden. Gut zu wissen: Mahngebühren sind nur in Höhe des tatsächlichen Aufwands durchsetzbar; gegenüber Firmenkunden (B2B) können Sie bei Zahlungsverzug stattdessen die gesetzliche Verzugspauschale von 40 € ansetzen (§ 288 Abs. 5 BGB) – beim Erstellen der Mahnung einfach 40 als Gebühr eintragen. Keine Rechtsberatung.

Steuer-Sonderfälle

Im Editor wählbar: §19 Kleinunternehmer (keine USt, Pflichthinweis wird automatisch gedruckt), §13b Bauleistungen (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, ebenfalls mit Pflichthinweis) und Bauleistung mit Freistellungsbescheinigung §48b EStG (Umsatzsteuer wird normal ausgewiesen; die in den ⚙️ Einstellungen hinterlegten Bescheinigungs-Daten – Sicherungs-Nr., Finanzamt, gültig bis – werden auf der Rechnung mit angegeben). Zusätzlich lässt sich je Rechnung der Hinweis nach § 14 Abs. 4 UStG (2-Jahres-Aufbewahrungspflicht des Empfängers) aufdrucken.

Verbindlich buchen – und warum das so ist (GoBD)

„Verbindlich buchen“ vergibt die nächste lückenlose Rechnungsnummer und schreibt die Rechnung fest – ab jetzt ist sie unveränderbar. Das ist kein Programm-Fehler, sondern Pflicht für eine ordnungsgemäße Buchführung (GoBD): Ausgestellte Rechnungen dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden. Haben Sie sich vertan? Rechnung öffnen → „↩ Stornorechnung“: Es entsteht ein neuer Entwurf mit negativen Mengen, das Original wird als storniert markiert. Storno prüfen und ebenfalls buchen, dann eine neue, korrigierte Rechnung schreiben – die Summen im Abschluss gleichen sich automatisch aus, der Nummernkreis bleibt lückenlos.

Girocode – bezahlen per Foto

Auf jeder Rechnung (und Mahnung) druckt Rechnungslotse einen Girocode: Ihr Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App, und Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind fertig ausgefüllt – schneller bezahlt wird selten. Abschaltbar unter ⚙️ Einstellungen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wo genau liegen meine Daten?
Im geschützten Speicher Ihres Browsers auf diesem Rechner. Es verlässt nichts Ihren Rechner – das Programm hat keinerlei Internetzugriff. Wichtig: Wer Browserdaten löscht („Verlauf/Websitedaten löschen“), löscht auch die Programmdaten – deshalb regelmäßig die Sicherungsdatei erstellen.

Mein Rechner ist kaputt / geklaut – was nun?
Rechnungslotse-Datei auf dem neuen Rechner öffnen, Sicherungsdatei importieren – fertig, alles ist wieder da (auch Einstellungen, Logo und Freischaltung). Genau deshalb: regelmäßig sichern und die Datei außerhalb des Rechners aufbewahren (USB-Stick, Cloud-Ordner).

Kann ich an zwei Rechnern arbeiten?
Ja, per Sicherungsdatei: am ersten Rechner exportieren, am zweiten importieren. Aber nicht parallel arbeiten – es gewinnt immer der zuletzt importierte Stand. Führen Sie die Rechnungen an EINEM Hauptrechner.

Ich habe eine falsche Rechnung gebucht – löschen?
Nein – gebuchte Rechnungen sind unveränderbar (GoBD). Stattdessen stornieren (erzeugt die Gegenrechnung) und neu schreiben. Nur ungebuchte Entwürfe lassen sich löschen.

Die Rechnungsnummer soll bei meiner alten Zählung weitermachen.
⚙️ Einstellungen → „Nächste Rechnungsnummer“ auf Ihre nächste freie Nummer setzen (nur vorwärts möglich). Zum Jahreswechsel: „Nummernkreis neu starten“ – beim Format „fortlaufend“ empfiehlt sich das Format „Nummer-Jahr“ (1-27, 2-27, …) oder eine Jahres-Startnummer wie 27001.

Ich habe mit den Demo-Daten geübt – wie starte ich echt?
⚙️ Einstellungen → „⚠️ Alle Daten löschen“ (LÖSCHEN eintippen), dann eigene Firmendaten erfassen. Eine automatische Sicherheitskopie des Übungsstands bleibt erhalten.

Wie gliedere ich eine Rechnung in Material, Personal usw.?
Im Editor „+ Abschnitt“ klicken, Überschrift eintippen (z. B. Material) und die zugehörigen Positionen darunter anordnen. Jeder Abschnitt bekommt auf der Rechnung eine Zwischensumme, und unter den Positionen werden alle Abschnittssummen einzeln aufgeführt.

Was ist der Unterschied zwischen Vorlagen und Wiederkehrend?
Vorlagen sind Muster zum manuellen Abrufen. Wiederkehrend ist der Dauerauftrag mit Terminüberwachung: Das Programm meldet sich, wenn die nächste Rechnung fällig ist, und füllt Monats-Platzhalter automatisch.

Mein Kunde will die Rechnung „als E-Rechnung“ – muss ich etwas tun?
Nein. Jedes gebuchte PDF IST bereits eine E-Rechnung (ZUGFeRD/EN 16931) – PDF versenden genügt. Nur Behörden brauchen die separate XRechnung-XML-Datei (Kapitel 5).

An wen wende ich mich bei Fragen?
info@rechnungslotse.eu – bitte kurz beschreiben, was Sie getan haben und was passiert ist.

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